Software de Gestão de Avaliações para usuários do TherapyNotes
Transforme cada visita concluída no TherapyNotes em solicitações de avaliação automáticas no Google, Healthgrades e Vitals, sem trabalho manual.
They love how easy we've made it
How to automatically request reviews after TherapyNotes visits
Reviewflowz automatically sends review requests when you mark visits as completed, process discharges, or finish follow-ups in TherapyNotes. No manual intervention required. Your patients receive email, SMS, or WhatsApp requests directing them to Google, Healthgrades, Vitals, or Zocdoc within minutes of their appointment ending. The system detects these TherapyNotes triggers in real-time and launches the appropriate review request workflow. Set your preferences once during the 15-minute setup, then every qualifying patient encounter generates a review opportunity automatically. This eliminates the common problem of forgetting to ask for reviews or having staff manually track which patients should receive requests.
Which TherapyNotes patients are your practice promoters
When patients leave 5-star reviews, their promoter status automatically appears in their TherapyNotes patient record for future reference. Your clinical team sees exactly which patients are willing advocates during their next appointment. This promoter flag helps you identify the best candidates for referral requests, video testimonials, or case studies that can drive new patient acquisition. Instead of guessing which patients might provide referrals, you have concrete proof of satisfaction built into your existing EHR workflow. The integration works both ways: review data flows into TherapyNotes just as encounter data flows out to trigger review requests, creating a complete feedback loop within your practice management system.
TherapyNotes provider review attribution without patient name-dropping
Reviews automatically connect to the correct provider using your existing TherapyNotes appointment data, eliminating the need for patients to mention names. Most practices ask patients to specifically mention their therapist or psychiatrist, but Google often flags these reviews as suspicious or unnatural. Reviewflowz takes a different approach entirely. Since it already knows from TherapyNotes which provider handled each patient encounter, incoming reviews are automatically attributed to the right clinician without any patient effort. Your reviews read naturally, face fewer removal risks, and still provide detailed per-provider performance metrics. You get clean attribution data while maintaining authentic-sounding patient feedback that search engines trust and potential patients find credible.
TherapyNotes practice review conversion rate tracking
Track your true review performance by dividing total reviews by actual patient encounters from your TherapyNotes system. Raw review counts are meaningless without context. A practice with 200 reviews from 10,000 patient encounters has a 2% conversion rate, while another with 80 reviews from 1,000 encounters achieves 8% conversion. The second practice is significantly outperforming despite lower absolute numbers. Because Reviewflowz connects directly to TherapyNotes, it automatically calculates this crucial metric using your real patient volume data. You see exactly how many encounters generated review requests and what percentage converted to actual reviews, helping you benchmark against the 7.5% average conversion rate across Reviewflowz customers and identify improvement opportunities.
AI review responses for TherapyNotes practices
AI automatically generates professional replies to every review across Google, Healthgrades, Vitals, and 200+ other platforms in your practice's voice. Responding to patient reviews improves local search rankings and builds trust, but most therapists lack time between TherapyNotes documentation and patient care. The AI learns your practice's communication style and generates appropriate responses for both positive feedback and negative reviews. You can review and approve responses before they publish, or enable automatic posting to ensure no review goes unanswered. This is particularly valuable for mental health practices where thoughtful, empathetic responses to patient feedback can demonstrate your clinical approach to prospective patients researching providers online.
How serious are you about your reviews?
Set up in under five minutes. No demo required.
FAQs
Quais plataformas de avaliações são mais importantes para consultórios TherapyNotes?
O Google tem prioridade: 87% dos consumidores usam o Google para avaliar negócios locais, segundo o BrightLocal Local Consumer Review Survey de 2024. Mas plataformas de saúde como Healthgrades, Vitals, Zocdoc e WebMD pesam igual para consultórios de saúde mental. Pacientes pesquisam terapeutas e psiquiatras nesses diretórios médicos quando buscam credibilidade clínica e validação do profissional. Esses sites de avaliação de saúde também contribuem bastante para a autoridade de domínio nos resultados de busca médica. O Reviewflowz monitora todas as plataformas essenciais de avaliação de saúde, mais de 200 outras, a partir de um único painel. Assim, seu consultório TherapyNotes mantém uma gestão de reputação consistente em todos os canais que influenciam as decisões dos pacientes e a descoberta de profissionais.
Como calculo a taxa de conversão de avaliações do meu consultório TherapyNotes?
A taxa de conversão de avaliações é o total de avaliações dividido pelo total de consultas de pacientes no seu sistema TherapyNotes, não apenas as solicitações de avaliação enviadas. Um consultório com 40 avaliações em 2.000 consultas tem taxa de conversão de 2%. Um consultório com 25 avaliações em 500 consultas chega a 5%. O segundo consultório tem desempenho bem melhor, mesmo com menos avaliações no total. Como o Reviewflowz se integra diretamente aos dados de agendamento do TherapyNotes, ele calcula essa métrica automaticamente, usando o volume real de pacientes em vez de estimativas. Isso mostra o indicador que realmente importa: quão bem seu consultório converte interações com pacientes em avaliações online, o que impulsiona a aquisição de novos pacientes.
Como o TherapyNotes dispara solicitações de avaliação automáticas?
As solicitações de avaliação são enviadas automaticamente quando você marca certas atividades como concluídas no TherapyNotes, como visitas finalizadas, altas processadas ou acompanhamentos concluídos. Você define quais eventos do TherapyNotes disparam as solicitações de avaliação durante a configuração inicial, e o Reviewflowz monitora essas atividades em tempo real. Quando o disparo acontece, o sistema envia na hora o método de comunicação escolhido (email, SMS ou WhatsApp) para o paciente, com links para as plataformas de avaliação preferidas. Todo o processo é automático, sem intervenção manual do time clínico ou administrativo, garantindo coleta consistente de avaliações em todos os atendimentos qualificados.
Consultórios TherapyNotes podem enviar solicitações de avaliação pelo WhatsApp?
Sim, as solicitações de avaliação pelo WhatsApp são totalmente suportadas, com taxas de abertura de quase 98%, contra cerca de 20% no email. Elas disparam automaticamente pelos mesmos eventos do TherapyNotes usados no email e no SMS: visitas concluídas, altas processadas e acompanhamentos finalizados. Você define o WhatsApp como canal de comunicação preferido na configuração, e os pacientes recebem as solicitações de avaliação por lá, em vez de email ou SMS tradicionais. Isso funciona especialmente bem para consultórios que atendem pacientes de perfis variados, que preferem se comunicar pelo WhatsApp. O preço varia por país, mas o engajamento muito maior costuma compensar a diferença de custo para consultórios focados em maximizar a coleta de avaliações.
Como funciona a atribuição de profissional com os dados do TherapyNotes?
As avaliações são atribuídas automaticamente ao profissional correto usando os dados de agendamento do seu sistema TherapyNotes, sem exigir que o paciente mencione nomes específicos. Quando o Reviewflowz envia uma solicitação de avaliação depois de uma visita concluída, ele já sabe, pelo TherapyNotes, qual terapeuta, psiquiatra ou clínico atendeu aquele paciente. Quando a avaliação aparece no Google, no Healthgrades ou em outras plataformas, o sistema conecta automaticamente ao profissional certo no seu painel de relatórios. Essa abordagem evita que o Google sinalize avaliações que citam nomes de funcionários, e ainda oferece análises detalhadas de desempenho por profissional. Suas avaliações continuam naturais e autênticas, com atribuição precisa para o acompanhamento interno de desempenho.
Quanto tempo leva para configurar a integração com o TherapyNotes?
A configuração leva menos de 15 minutos e não exige suporte de TI nem de desenvolvedores. Você conecta sua conta do TherapyNotes, escolhe quais eventos de agendamento disparam as solicitações de avaliação (visitas concluídas, altas processadas, acompanhamentos finalizados), define o canal de comunicação preferido (email, SMS ou WhatsApp) e escolhe quais plataformas de avaliação promover. A integração entra em funcionamento na hora, e as primeiras solicitações automáticas saem no mesmo dia em que os eventos acontecem no TherapyNotes. Sem experiência técnica necessária, sem implementação demorada e sem interromper o fluxo de trabalho clínico ou o atendimento aos pacientes.
Quanto custam as solicitações de avaliação do TherapyNotes?
As solicitações de avaliação por email custam US$ 5 a cada 1.000 envios, as solicitações por SMS custam US$ 5 a cada 100 envios, e o preço do WhatsApp varia por país. Tudo é cobrado por uso, sem mínimo mensal nem contrato. Para a maioria dos consultórios TherapyNotes, isso dá poucos centavos por avaliação coletada. Um consultório que envia 200 solicitações de email por mês paga US$ 1, enquanto 200 solicitações por SMS custam US$ 10. Com a taxa média de conversão de 7,5% entre os clientes do Reviewflowz, você paga geralmente menos de US$ 1 por avaliação real recebida via email. Esse modelo de preço econômico acompanha o volume de pacientes do seu consultório e permite testar diferentes canais de comunicação sem compromisso de longo prazo.