Bewertungsmanagementsoftware für TherapyNotes-Nutzer
Verwandeln Sie jeden abgeschlossenen TherapyNotes-Besuch automatisch in eine Bewertungsanfrage auf Google, Healthgrades und Vitals, ganz ohne manuellen Aufwand.
They love how easy we've made it
How to automatically request reviews after TherapyNotes visits
Reviewflowz automatically sends review requests when you mark visits as completed, process discharges, or finish follow-ups in TherapyNotes. No manual intervention required. Your patients receive email, SMS, or WhatsApp requests directing them to Google, Healthgrades, Vitals, or Zocdoc within minutes of their appointment ending. The system detects these TherapyNotes triggers in real-time and launches the appropriate review request workflow. Set your preferences once during the 15-minute setup, then every qualifying patient encounter generates a review opportunity automatically. This eliminates the common problem of forgetting to ask for reviews or having staff manually track which patients should receive requests.
Which TherapyNotes patients are your practice promoters
When patients leave 5-star reviews, their promoter status automatically appears in their TherapyNotes patient record for future reference. Your clinical team sees exactly which patients are willing advocates during their next appointment. This promoter flag helps you identify the best candidates for referral requests, video testimonials, or case studies that can drive new patient acquisition. Instead of guessing which patients might provide referrals, you have concrete proof of satisfaction built into your existing EHR workflow. The integration works both ways: review data flows into TherapyNotes just as encounter data flows out to trigger review requests, creating a complete feedback loop within your practice management system.
TherapyNotes provider review attribution without patient name-dropping
Reviews automatically connect to the correct provider using your existing TherapyNotes appointment data, eliminating the need for patients to mention names. Most practices ask patients to specifically mention their therapist or psychiatrist, but Google often flags these reviews as suspicious or unnatural. Reviewflowz takes a different approach entirely. Since it already knows from TherapyNotes which provider handled each patient encounter, incoming reviews are automatically attributed to the right clinician without any patient effort. Your reviews read naturally, face fewer removal risks, and still provide detailed per-provider performance metrics. You get clean attribution data while maintaining authentic-sounding patient feedback that search engines trust and potential patients find credible.
TherapyNotes practice review conversion rate tracking
Track your true review performance by dividing total reviews by actual patient encounters from your TherapyNotes system. Raw review counts are meaningless without context. A practice with 200 reviews from 10,000 patient encounters has a 2% conversion rate, while another with 80 reviews from 1,000 encounters achieves 8% conversion. The second practice is significantly outperforming despite lower absolute numbers. Because Reviewflowz connects directly to TherapyNotes, it automatically calculates this crucial metric using your real patient volume data. You see exactly how many encounters generated review requests and what percentage converted to actual reviews, helping you benchmark against the 7.5% average conversion rate across Reviewflowz customers and identify improvement opportunities.
AI review responses for TherapyNotes practices
AI automatically generates professional replies to every review across Google, Healthgrades, Vitals, and 200+ other platforms in your practice's voice. Responding to patient reviews improves local search rankings and builds trust, but most therapists lack time between TherapyNotes documentation and patient care. The AI learns your practice's communication style and generates appropriate responses for both positive feedback and negative reviews. You can review and approve responses before they publish, or enable automatic posting to ensure no review goes unanswered. This is particularly valuable for mental health practices where thoughtful, empathetic responses to patient feedback can demonstrate your clinical approach to prospective patients researching providers online.
How serious are you about your reviews?
Set up in under five minutes. No demo required.
FAQs
Welche Bewertungsplattformen sind für TherapyNotes-Praxen am wichtigsten?
Google Reviews steht an erster Stelle: Laut dem BrightLocal Local Consumer Review Survey 2024 nutzen 87% der Verbraucher Google, um lokale Unternehmen zu bewerten. Für Psychotherapie-Praxen sind spezialisierte Plattformen im Gesundheitswesen wie Healthgrades, Vitals, Zocdoc und WebMD jedoch genauso wichtig. Patienten suchen auf diesen medizinischen Verzeichnissen gezielt nach Therapeuten und Psychiatern, um die klinische Glaubwürdigkeit eines Anbieters zu prüfen. Diese Gesundheits-Bewertungsseiten tragen auch erheblich zur Domain-Autorität in medizinischen Suchergebnissen bei. Reviewflowz überwacht alle wichtigen Bewertungsplattformen im Gesundheitswesen sowie über 200 weitere Plattformen in einem einzigen Dashboard. So sorgt Ihre TherapyNotes-Praxis für ein konsistentes Reputationsmanagement über alle Kanäle hinweg, die Patientenentscheidungen und die Anbietersuche beeinflussen.
Wie berechne ich die Bewertungskonversionsrate meiner TherapyNotes-Praxis?
Ihre Bewertungskonversionsrate berechnet sich aus der Gesamtzahl der Bewertungen geteilt durch die Gesamtzahl der Patientenkontakte aus Ihrem TherapyNotes-System, nicht nur die versendeten Bewertungsanfragen. Eine Praxis mit 40 Bewertungen aus 2.000 Patientenkontakten kommt auf eine Konversionsrate von 2%, während eine Praxis mit 25 Bewertungen aus 500 Kontakten eine Konversionsrate von 5% erreicht. Die zweite Praxis schneidet damit deutlich besser ab, obwohl sie insgesamt weniger Bewertungen hat. Reviewflowz ist direkt mit den Terminkalenderdaten von TherapyNotes verbunden und berechnet diese Kennzahl automatisch anhand Ihres tatsächlichen Patientenvolumens, nicht anhand von Schätzungen. So erhalten Sie die wichtigste Kennzahl überhaupt: wie effektiv Ihre Praxis Patientenkontakte in Online-Bewertungen umwandelt, die neue Patienten gewinnen.
Wie löst TherapyNotes automatisierte Bewertungsanfragen aus?
Reviewflowz versendet Bewertungsanfragen automatisch, sobald Sie bestimmte Aktivitäten in TherapyNotes als abgeschlossen markieren, etwa abgeschlossene Besuche, verarbeitete Entlassungen oder abgeschlossene Nachuntersuchungen. Sie legen bei der Ersteinrichtung fest, welche TherapyNotes-Ereignisse Bewertungsanfragen auslösen sollen. Anschließend überwacht Reviewflowz diese Aktivitäten in Echtzeit. Tritt das Ereignis ein, sendet das System dem Patienten sofort über Ihre gewählte Kommunikationsmethode (E-Mail, SMS oder WhatsApp) eine Nachricht mit Links zu Ihren bevorzugten Bewertungsplattformen. Der gesamte Ablauf läuft automatisch, ohne manuelle Eingriffe Ihres klinischen oder administrativen Teams, und sorgt für eine konsistente Bewertungserfassung bei allen berechtigten Patientenkontakten.
Können TherapyNotes-Praxen Bewertungsanfragen per WhatsApp versenden?
Ja, WhatsApp-Bewertungsanfragen werden vollständig unterstützt und erreichen eine Öffnungsquote von fast 98%, verglichen mit etwa 20% bei E-Mail. Dieselben TherapyNotes-Ereignisse wie bei E-Mail und SMS lösen auch WhatsApp-Anfragen aus, etwa abgeschlossene Besuche, verarbeitete Entlassungen und abgeschlossene Nachuntersuchungen. Sie legen WhatsApp bei der Einrichtung als bevorzugten Kommunikationskanal fest. Patienten erhalten die Bewertungsanfrage dann über WhatsApp statt per E-Mail oder SMS. Das eignet sich besonders für Praxen mit vielfältigen Patientengruppen, die WhatsApp-Kommunikation bevorzugen. Die Preisgestaltung variiert je nach Land, aber die deutlich höheren Engagement-Raten rechtfertigen den Kostenunterschied oft für Praxen, die die Bewertungserfassung maximieren möchten.
Wie funktioniert die Anbieter-Attribution mit TherapyNotes-Daten?
Reviewflowz ordnet Bewertungen automatisch dem richtigen Anbieter zu. Dabei nutzt das System Terminkalenderdaten aus Ihrem TherapyNotes-System, sodass Patienten keine Namen nennen müssen. Sobald Reviewflowz nach einem abgeschlossenen Besuch eine Bewertungsanfrage versendet, weiß das System bereits aus TherapyNotes, welcher Therapeut, Psychiater oder welche klinische Fachkraft den Patienten betreut hat. Erscheint die Bewertung des Patienten auf Google, Healthgrades oder anderen Plattformen, verknüpft das System sie automatisch mit dem entsprechenden Anbieter in Ihrem Reporting-Dashboard. So umgehen Sie das Problem, dass Google Bewertungen mit konkreten Mitarbeiternamen als verdächtig einstuft, und erhalten trotzdem detaillierte Leistungsauswertungen je Anbieter. Ihre Bewertungen wirken natürlich und authentisch, während die Zuordnung für die interne Leistungsauswertung präzise bleibt.
Wie lange dauert die Einrichtung der TherapyNotes-Integration?
Die Einrichtung ist in unter 15 Minuten abgeschlossen und erfordert keine Entwickler- oder IT-Unterstützung. Sie verbinden einfach Ihren TherapyNotes-Account, legen fest, welche Terminereignisse Bewertungsanfragen auslösen sollen (abgeschlossene Besuche, verarbeitete Entlassungen, abgeschlossene Nachuntersuchungen), wählen Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode (E-Mail, SMS oder WhatsApp) und bestimmen, welche Bewertungsplattformen Sie bewerben möchten. Die Integration geht sofort live, und Reviewflowz versendet Ihre ersten automatisierten Bewertungsanfragen noch am selben Tag, sobald berechtigte Ereignisse in TherapyNotes auftreten. Keine technische Expertise erforderlich, keine lange Implementierungszeit und keine Störung Ihrer bestehenden klinischen Arbeitsabläufe oder Patientenversorgungsprozesse.
Was kosten TherapyNotes-Bewertungsanfragen?
E-Mail-Bewertungsanfragen kosten 5 EUR pro 1.000 versendete Nachrichten, SMS-Anfragen kosten 5 EUR pro 100 versendete Nachrichten, und die WhatsApp-Preise variieren je nach Land. Alles läuft auf Pay-as-you-go-Basis ohne monatliche Mindestgebühren oder Verträge. Das bedeutet für die meisten TherapyNotes-Praxen nur Centbeträge pro erfasster Bewertung. Eine Praxis, die monatlich 200 E-Mail-Anfragen versendet, zahlt 1 EUR, während 200 SMS-Anfragen 10 EUR kosten. Bei der durchschnittlichen Konversionsrate von 7,5% unter Reviewflowz-Kunden zahlen Sie über E-Mail-Anfragen typischerweise unter 1 EUR pro tatsächlich eingegangene Bewertung. Dieses kostengünstige Preismodell skaliert mit Ihrem Patientenvolumen und lässt Sie verschiedene Kommunikationskanäle ohne langfristige Bindungen testen.