Anfragen, zuordnen, antworten. Nichts preisgeben.

Nein. Der Entwurf einer Antwort auf eine Beschwerde bestätigt nie, dass die Person Mandant war, und wiederholt nichts aus der Bewertung. Nennt eine Ein-Stern-Bewertung also die Scheidung, das Haus, die Gebühren und den Namen des Anwalts, nennt die Antwort keinen dieser Punkte und verweist stattdessen auf den offiziellen Beschwerdeweg. Genau diese Grenze ziehen auch die Aufsichtsbehörden: Laut ABA Formal Opinion 496 ist eine negative Bewertung keine "Kontroverse zwischen Anwalt und Mandant", die es erlauben würde, Details zur Vertretung offenzulegen. Die SRA erlaubt eine Antwort, "solange keine vertraulichen oder privilegierten Informationen preisgegeben werden". Reviewflowz formuliert Antworten nach der strengeren Regel, damit sie auf beiden Seiten des Atlantiks zulässig sind. Mehr dazu im Bewertungs-Autoresponder.

Eine Antwort-Regel entscheidet, und Sie legen die Regeln selbst fest: Jede Regel lautet etwa „Wenn der Standort X ist, die Note Y beträgt und die Plattform P ist", dann folgt eine automatische Antwort, die Bewertung landet in der Warteschlange für eine Person, oder sie wird ignoriert. Die erste passende Regel gewinnt. Das Unternehmen in diesem Beispiel schickt alles unter vier Sternen in die Warteschlange. Dort liest die zuständige Person für Beschwerden den Entwurf und genehmigt ihn mit einem Klick, direkt in Reviewflowz oder in Slack, Teams oder Zendesk, je nachdem, wo sie arbeitet. Stellen Sie die Standardregel auf „Warteschlange" und fügen Sie keine Regel für automatische Antworten hinzu, dann wird nichts ohne eine Person veröffentlicht. Automatische Antworten erscheinen nur bei Google, Trustpilot, Facebook und in den App-Stores. Bei ReviewSolicitors braucht jede Antwort einen Einfügevorgang und einen Klick. Mehr dazu: der Review-Autoresponder.

Sagen Sie genau das, nicht mehr. Laut ABA Opinion 496 darf ein Anwalt „einfach erklären, dass die Person, die den Beitrag veröffentlicht hat, kein aktueller oder ehemaliger Mandant ist". Die SRA schlägt eine neutrale Formulierung vor: „Wir konnten nicht bestätigen, dass diese Bewertung von einem echten Mandanten stammt", dazu eine Meldung an die Plattform. Beide warnen: Stellt sich heraus, dass der Verfasser ein Verwandter oder die Gegenpartei aus einer echten Angelegenheit ist, kann selbst der Satz „So ist es nicht gelaufen" das offenlegen. In Reviewflowz prüft eine Tag-Regel jede neue Bewertung gegen Ihre eigene Liste. Eine Bewertung, die behauptet, die Kanzlei sei nie mandatiert worden, erhält automatisch den Tag „Gefälschte Bewertung", in jeder Sprache. Ihre Noten-Regel hält Ein-Stern-Bewertungen von der automatischen Antwort fern und schickt sie stattdessen in die Warteschlange für den Streitfall. Weder Google noch Trustpilot garantieren, sie zu entfernen. Mehr dazu: Bewertungs-Marketing.

Keines von beidem. Die Nachricht folgt Ihrer eigenen Vorlage und enthält genau das, was auf dieser Seite steht: „Ihre Angelegenheit bei uns ist nun abgeschlossen", den Namen des Sachbearbeiters und einen Button. Sie nennt nie das Praxisgebiet oder die Angelegenheit selbst und bittet den Mandanten nie um Details dazu. Sie wird verschickt, sobald die Angelegenheit in Clio Manage, Smokeball oder PracticePanther geschlossen wird, per E-Mail oder SMS, mit Erinnerungen, die in dem Moment stoppen, in dem der Mandant eine Bewertung abgibt. Die Note des Mandanten entscheidet nie, wohin die Nachricht geht. Dafür wechselt kein Geld den Besitzer: Die ABA Model Rule 7.2(b) erlaubt nur „symbolische Geschenke", die „weder als Vergütung für die Empfehlung anwaltlicher Dienstleistungen gedacht sind noch vernünftigerweise so erwartet werden". Auch die SRA-Richtlinie zu Bewertungen rät dazu, dem Mandanten einen Link zu geben, keinen Anreiz. Mehr dazu: Bewertungsgewinnung.

In den meisten Bundesstaaten gilt das als Zeugnis (Testimonial), und die Regeln unterscheiden sich von Staat zu Staat. Prüfen Sie Ihre, bevor das Widget live geht. New York erlaubt „Testimonials oder Empfehlungen von Mandanten und früheren Mandanten" auf einer Seite mit dem Hinweis „Frühere Ergebnisse garantieren kein ähnliches Ergebnis" und verlangt bei einer noch laufenden Angelegenheit die schriftliche, informierte Zustimmung des Mandanten. Floridas Regel 4-7.13 verbietet ein Zeugnis, das „vom Anwalt geschrieben oder entworfen" wurde, das „im Austausch für" einen Vorteil gegeben wurde oder dem der Hinweis fehlt, dass „der angehende Mandant möglicherweise kein gleiches oder ähnliches Ergebnis erzielt". Der Kommentar zur ABA Model Rule 7.1 ergänzt: Selbst eine wahrheitsgemäße Darstellung von Ergebnissen kann irreführend sein, wenn sie „eine unbegründete Erwartung" weckt. In England und Wales erlaubt die SRA, „positive Bewertungen und Zitate auch auf der eigenen Website zu verwenden", solange Werbung laut Code „korrekt und nicht irreführend" bleibt. Das Widget zeigt jede Bewertung genau so, wie der Mandant sie bei Google oder Trustpilot veröffentlicht hat, gefiltert nach dem zugeordneten Anwalt und der von Ihnen gewählten Mindestnote. Den von Ihrer Regel geforderten Haftungsausschluss platzieren Sie direkt daneben auf der Seite. Mehr dazu: Bewertungs-Marketing.

Die Integration liest vier Dinge aus: den Status der Angelegenheit, den Hauptkontakt, dessen E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie das Büro. Sie schreibt dabei nie in die Angelegenheit selbst. Öffnen Sie Integrationen in Reviewflowz, Sie werden zu Clio weitergeleitet, autorisieren dort die Verbindung und kehren zurück, ohne irgendeinen Schlüssel kopieren zu müssen. Verwenden Sie dafür einen Benutzer, der alle Angelegenheiten sehen kann: Eine Angelegenheit, die dieser Benutzer nicht sieht, löst nie eine Bewertungsanfrage aus. Erfasst werden nur Angelegenheiten, die nach dem Verbinden geschlossen werden, offene und ausstehende Angelegenheiten lösen nichts aus. Sie können Anfragen für einen bestimmten Mandanten pro Kontakt stoppen. Mehr dazu: die Clio Manage Integration.

Nur mit einem Testlauf und klaren Regeln, so funktioniert das. Der Standard-Agent erstellt jeden Entwurf aus Antworten, die Ihr Unternehmen bereits auf der Plattform veröffentlicht hat, zunächst sortiert nach Notenbereich: Ein Ein-Stern-Entwurf entsteht aus Ihren Ein-Stern-Antworten, nie aus einer Fünf-Stern-Danksagung. Bevor irgendetwas veröffentlicht wird, testet Ihr Agent den Entwurf an den echten Bewertungen in Ihrem Konto, eine nach der anderen, sodass Sie nachlesen können, was er zu einer Beschwerde vom letzten Monat gesagt hätte. Die kostenlose Testversion enthält genau dafür 20 KI-Antworten. Jede automatisch veröffentlichte Antwort kommt mit einem Daumen-hoch oder Daumen-runter zurück in die Warteschlange, markiert als ungelesen, und hält fest, was daran falsch war, sodass ein Partner einen ganzen Monat an Antworten in einem Durchgang prüfen kann. Mehr dazu: der Review-Autoresponder.